Opisywanie faktur. 3 rzeczy, o których musisz pamiętać [treść infografiki]
Na fakturze (rachunku, nocie księgowej, umowie) muszą znaleźć się różne informacje, aby wydatek mógł być:
* uznany za w pełni udokumentowany
* ujęty księgowo w kosztach stowarzyszenia / fundacji
1. Opisz
2. Zatwierdź
Rada: Użyj gotowej pieczątki (nadruku), żeby łatwiej uzupełnić opisy. Oto jego elementy.
kwota w wysokości…… zł (słownie:…… zł)
sfinansowana ze środków……  [tu wpisz źródło/-a finansowania wydatku, czyli np. nazwa dotującego (np. urząd miasta…), 1%]
rodzaj kosztów…… [tu wpisz np. wynagrodzenia lub pozycja z planu kont organizacji: 500-1-2]
zgodnie z umową nr…… [tu uzupełnij, jeśli jest to wydatek z dotacji]
pozycja kosztorysu (budżetu projektu)…… [tu uzupełnij, jeśli jest to wydatek z dotacji]
zatwierdzono pod względem merytorycznym…… [tu podpis osoby odpowiedzialnej merytorycznie za wydatek, np. ktoś z zarządu, koordynator projektu]
zatwierdzono pod względem formalnym i rachunkowym…… [tu podpis księgowego/-wej]
zatwierdzono do wypłaty…… data…… [tu podpis zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w statucie (np. 2 osoby z zarządu) lub osoba upoważniona przez zarząd (np. dyrektor)]
Uwaga: Zatwierdzają upoważnione do tego osoby – zgodnie z zasadami wynikającymi z polityki rachunkowości i statutu.
3. Sprawdź
Zwykle sponsorzy mają swoje wymagania do opisu, np. numer kategorii budżetowej, tytuł projektu. Zapoznaj się z wytycznymi w umowie ze sponsorem!
więcej: poradnik.ngo.pl, źródło: www.ngo.pl